Assistenz (m/w/d)
Teilzeit
Jena
sofort
30 h
E 5 TVÖD VKA 2024
Deine Aufgaben:
Der Job:
- ist neben der zuverlässigen Pflege und Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten die Planung von Terminen wie Vorstellungsgesprächen oder Onboarding Aktivitäten.
- Du erstellst Dokumente und Bescheinigungen und bist dazu sowohl für unsere Teams als auch für Behörden, Ämter und Krankenkassen ein freundlich-kompetenter Ansprechpartner in allen Belangen der Administration.
- Notwendige Meldungen an Ämter und Behörden werden von Dir zeitnah und korrekt auf den Weg gebracht.
- Wiederkehrende Belehrungen oder nachzuweisende Dokumente hast Du genauso zuverlässig im Blick wie anstehende Jubiläen oder Geburtstage und übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben.
- Auswertungen und Statistiken erarbeitest Du mit Hand und Fuß und machst es einfach, relevante Daten auf einen Blick zu erkennen.
Was wir erwarten
Du:
- hast Deine Ausbildung im Bereich Büroassistenz oder -kommunikation erfolgreich abgeschlossen und idealer Weise schon einige Jahre Berufserfahrung.
- im Behördendschungel kennst Du Dich bereits etwas aus und arbeitest geduldig und stringent an einer Lösung, wenn Passierschein A38 gesucht werden muss.
- kennst Dich mit MS Office gut aus und idealer Weise bereits Erfahrung mit Onlineanwendungen wie myJugendhilfe und Sojus – oder auch anderer Verwaltungssoftware.
- bringst neben ganz viel Wärme und Empathie jede Menge Zuverlässigkeit und Initiative mit.
- bist flexibel, ein echter Teamplayer und springst ein, wenn Not am Mann (oder der Frau) ist.
- gestaltest den Arbeitsalltag gern aktiv mit und reflektierst dein Verhalten, um als Mensch weiter zu wachsen.
Was wir bieten:
Wir:
- arbeiten mit 30 Wochenstunden in der Regel in unbefristeten Arbeitsverhältnissen.
- werden nach TVöD bezahlt und haben 30 Tage Urlaub.
- sorgen mit betrieblichem Gesundheitsmanagement und betrieblicher Altersvorsorge gut für später vor.
- entwickeln uns weiter – mit regelmäßigen Weiterbildungen, Teamberatungen, Klausurtagen und Supervisionen.
- unterstützen Qualifizierungswünsche.
- arbeiten Dich gut ein, pflegen unsere flachen Hierarchien und unterstützen die Autonomie unserer Teams mit viel Gestaltungsspielraum.
Job ID:
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